Vous souhaitez valider un BTS Assistant de gestion de PME-PMI par VAE ?
Ce diplôme est aujourd’hui remplacé par le BTS Gestion de la PME
Bienvenue sur ce site.
Je suis Alexandra, j’accompagne les personnes initiant une démarche de Validation des Acquis issus de l’expérience.
Il est difficile de trouver des informations pertinentes et claires sur le dispositif de la VAE et sur chaque certification.
Aussi, j’ai recensé pour vous les diplômes les plus demandés par VAE et vous propose un guide pour chacun d’entre eux : c’est donc tout naturellement que j’ai rédigé ce guide pour vous accompagner dans votre validation du BTS Gestion PME, par VAE.
Je vous présenterai les différentes étapes qui vont composer votre démarche et notamment comment :
- Bien démarrer votre VAE
- Contacter l’organisme certificateur
- Compléter votre dossier de recevabilité
- Développer votre expérience dans le livret 2 et répondre aux attendus
- Préparer votre entretien avec le jury
Démarrage de votre VAE pour obtenir le BTS Gestion PME
La première action que vous devez mener, avant toute autre chose, est de vous assurer que vous disposez bien des compétences attendues pour valider cette certification.
Comment faire ? C’est très simple.
C’est le référentiel de votre certification, qui vous aidera dans cette analyse.
Afin de vous faire gagner du temps dans vos recherches, voici le lien pour le consulter.
Plusieurs éléments vont ici nous intéresser :
- Les activités visées et compétences attestées : cela vous donnera notamment l’occasion de comparer ces informations avec vos missions et activités actuelles et effectuer une première analyse
- Le référentiel des compétences : vous y retrouverez les différents blocs de compétences sur lesquels le jury va vous évaluer
Cette analyse est très importante, car vous devez cerner les compétences attendues pour ensuite rédiger votre dossier de recevabilité et présenter des expériences pertinentes de manière synthétique.
Si après consultation de ce document, vous validez, selon votre analyse, 80 à 85 % des compétences présentes dans le référentiel et êtes en mesure de présenter 1 607 heures d’expériences (salariées, non-salariées, bénévolat…), vous pouvez contacter l’organisme certificateur.
C’est ce que nous allons voir à présent.
L’organisme à contacter pour votre VAE BTS Gestion PME
C’est le DAVA (Dispositif Académique de Validation des Acquis) qui est responsable des certifications pour les VAE du CAP AU BTS. Il couvre également quelques diplômes du domaine social, des métiers de Arts, de Comptabilité, et des Titres de l’Education Nationale.
Il existe un DAVA par région.
Vous devez donc contacter le DAVA compétent, en fonction de votre situation géographique. Rendez-vous ici :
Cliquez sur votre région et contactez la cellule de votre DAVA.
Vous serez généralement convié à une réunion d’informations où le dispositif de la VAE vous sera présenté.
Cette réunion est évidemment facultative mais je vous recommande d’y assister.
Vous obtiendrez ensuite votre dossier de recevabilité, également appelé Livret 1, à compléter.
C’est ce que nous allons voir maintenant.
Le livret 1 – VAE BTS Gestion PME
Le livret 1 est le premier dossier que vous devrez compléter pour entamer votre démarche.
C’est sur cette base qu’un avis ou un refus de recevabilité sera émis.
Autant vous dire qu’il vous faut soigneusement le compléter et être synthétique dans la présentation de vos expériences.
Nous allons voir ensemble comment compléter le livret 1.
Rubrique n° 1,2 et 3 du livret 1 BTS Gestion PME
La rubrique N°1 concerne la nature de votre demande :
- Pour une première demande : cochez la case « 1ère demande »
- Le renouvellement concerne une demande de prolongation de votre avis de recevabilité déjà reçu préalablement lorsque le référentiel a été modifié depuis cette recevabilité
- La prolongation quant à elle entre dans le cadre d’une demande de prolongation de la durée de recevabilité mais sans que le référentiel de la certification n’ait été modifié depuis la réception de votre avis de recevabilité
La rubrique 2 vous demande d’annoter la certification visée (BTS GESTION PME) et le DAVA responsable de votre certification.
La rubrique 3 concerne votre identité, votre situation personnelle et professionnelle.
Rubrique n° 4 et 5 du livret 1 BTS Gestion PME
Pour la rubrique 4, vous devez impérativement utiliser la notice fournie avec le document CERFA pour compléter avec les codifications fournies en fonction de votre situation.
La rubrique 5 est la plus importante.
Votre capacité à synthétiser vos expériences, en lien avec le référentiel du BTS Gestion PME, est un point crucial.
Ainsi, vous complèterez, de l’expérience la plus récente jusqu’à la plus ancienne :
- Votre statut durant votre poste (cf notice du cerfa avec le code)
- L’emploi occupé
- L’adresse de votre employeur
- La famille professionnelle (cf notice du cerfa avec les 21 familles de branche)
- La période d’activité : ces périodes doivent correspondent parfaitement à votre certification de travail, attestation employeur ou bulletin de salaire
- Le temps de travail
- La durée : en France la durée légale est fixée à 35 heures par semaine, 151 heures par mois et 1 607 heures d’expériences par an. Vous devez donc préciser pour chaque poste la durée correspondante
- Les activités : effectuer un travail de synthèse dans votre parcours des compétences, pour constituer des grands pôles de compétences et ainsi proposer des activités thématiques. Cette première réflexion vous sera très utile pour ensuite compléter le livret 2
Signez et complétez les quelques éléments de la déclaration sur l’honneur (rubrique 6).
La rubrique 7 est réservée au DAVA.
Une fois ce dossier complété, envoyez ce document au DAVA avec les pièces justificatives.
Vous recevrez dans un délai de deux mois votre avis.
Si vous êtes recevable, rendez-vous dans la prochaine partie pour compléter votre livret 2.
Être accompagné : bonne ou mauvaise idée ?
Il n’y a pas de bonnes réponses à cette question, car vous êtes la seule personne en mesure d’y répondre.
Vous connaissez votre capacité à rédiger un écrit, à faire le lien entre référentiel de compétences et vos aptitudes professionnelles, et à préparer votre prise de parole lors de l’oral avec le jury.
Vous disposez ici de trois solutions :
- Réaliser votre VAE seul(e)
- Avoir recours au DAVA : vous alternerez le plus souvent entre accompagnement individuel et atelier collectif
- Être accompagné par un professionnel indépendant : comme le site sur lequel vous êtes en train de parcourir ce guide. Vous bénéficiez d’un seul interlocuteur durant toute votre démarche pour répondre à vos questions.
Vous pouvez également avoir recours à l’accompagnement seulement pour une partie de votre VAE :
- Rédaction du livret 2
- Et/ou préparation de l’oral avec le jury
Passons désormais au livret 2 et à sa rédaction.
Le livret 2 du BTS Gestion PME
Cette partie rédactionnelle et analytique de votre expérience va vous demander un travail de :
- recherches dans votre expérience
- compréhension du référentiel des compétences
- sélection des expériences en lien avec le référentiel des compétences
Au travers de votre écrit et de vos choix d’activités, vous allez avant tout chercher à développer les compétences attendues.
Ainsi, nous allons nous intéresser aux 4 blocs de compétences du BTS Gestion PME.
La gestion de la relation avec les clients et les fournisseurs de la PME
Vous vous attacherez au travers de votre expérience à développer ces compétences :
- Prendre en charge et traiter la demande du client
- Assurer un rôle de conseil, d’information, d’orientation et de traitement des réclamations
- Rechercher et sélectionner des fournisseurs
- Réaliser les commandes d’achat et d’immobilisation et assurer les contrôles, en valider le règlement et évaluer les fournisseurs
- Assurer le suivi comptable des opérations commerciales
Quelles missions ou activités pouvez-vous sélectionner dans votre expérience pour développer ces différents aspects de votre fonction actuelle ?
La gestion des risques de la PME
Vous participerez à la gestion des risques de la PME et notamment en :
- Collaborant à la mise en place d’un travail et mode projet et à la veille qu’il demande
- Identifiant, qualifiant et évaluant les risques de l’entreprise et en proposant des actions correctrices post-diagnostics, y compris en termes de trésorerie
- Gérant les risques identifiés dans la PME
- Mettant en place une démarche de qualité au sein de la PME
Là encore, prenez un instant pour faire le lien avec votre expérience et sélectionner quelques activités validant ce domaine de compétences.
La gestion du personnel et votre contribution à la gestion RH de la PME
Vous contribuez au quotidien à effectuer des actes ou actions permettant de gérer les ressources humaines présentes dans la PME. A cet effet, et sans que cela soit exhaustif, vous :
- Assurer le suivi administratif du personnel
- Préparer et communiquer les éléments de paie
- Organiser les élections des représentants du personnel
- Participer à la gestion des ressources humaines
- Contribuer à la cohésion interne du personnel de l’entreprise (qualité de vie au travail)
Passons au 4 ème et dernier bloc de compétences.
Le soutien au développement et fonctionnement de la PME
Afin de contribuer à l’amélioration continue de votre entreprise, vous :
- Représenter, analyser et améliorer le système d’information de la PME
- Améliorer les process présents et assurer un suivi et une analyse de l’activité
- Participer au développement commercial de la PME, analyser les facteurs de performances et être engagé dans la fidélisation des clients
- Créer des outils de pilotage pour assurer un suivi de l’activité
- Produire et analyser les informations de nature financière
En parallèle de ces quatre domaines de compétences, vous mettrez également en évidence votre communication professionnelle et la manière dont vous l’assurer.
La mise en avant des compétences dit de savoir-être telle que l’écoute, la capacité à argumenter, à prendre du recul… sont autant de qualités qu’il vous faudra identifier puis démontrer au travers de vos activités présentées.
L’analyse de votre pratique professionnelle est un attendu dans une démarche de Validation des Acquis issus de l’expérience.
N’hésitez pas à joindre des éléments de preuve tels que des tableaux de bord, des suivis, qui viendraient illustrer votre expérience et vos actions quotidiennes.
Une fois votre dossier de VAE complété, vous pouvez l’envoyer au DAVA. La prochaine étape consiste à préparer votre entretien avec le jury.
L’oral VAE – BTS Gestion PME
Pensez que cet oral est juste un détail dans votre démarche est une erreur.
Si vous ne préparez pas ce rendez-vous, sachez que le jury lui s’y est préparé et qu’il a pour vous, tout un tas de questions à vous poser sur votre livret 2, votre parcours, vos expériences…
Vous allez ouvrir cet échange par une présentation personnelle, qui durera entre 5 et 10 minutes.
A vous de trouver la bonne formule, la bonne structure, le bon rythme, qui vous permettra de faire bonne impression dès les premières minutes et d’asseoir votre expertise.
Puis, vous répondrez aux différentes questions posées par votre jury.
Cet entretien dure au maximum une heure.
C’est à la fois long et court : vous devez convaincre une nouvelle fois de vos compétences et répondre de manière précise et complète.
Conclusion sur la VAE BTS Gestion PME et derniers conseils
Vous avez désormais une vision complète de l’attendu de votre démarche de VAE pour tenter de valider votre BTS Gestion PME.
Vous savez comment :
- Contacter l’organisme certificateur
- Compléter votre livret 1 et 2
- Intégrer les compétences du référentiel à votre sélection d’expériences
- Préparer votre oral avec le jury
Ce guide constitue évidemment un premier niveau d’informations et je vous recommande de consulter les ressources complémentaires ci-dessous.
Chacune vous accompagnera davantage sur les différents points que nous venons de voir précédemment.
Elles sont également en accès libre.
Je vous souhaite une très belle démarche de VAE et une réussite dans ce beau projet professionnel.
J’ai été ravie de vous accompagner durant ces quelques lignes.
Alexandra
Articles complémentaires à consulter :
1 – Comment compléter le livret 2 – BTS
2 – Réussir votre introduction du livret 2 avec cette trame
3 – Guide pour réussir l’oral avec le jury de VAE