Le management a évolué depuis plus d’un siècle.
Fort heureusement, les styles de management ont également évolué.
Cet article a pour but de vous apporter un éclairage et de vous donner une définition du :
- Management
- Comment devenir manager
- Et comment manager une équipe
Qu’est-ce que le management ?
Le management : définition
Je reprends ici la définition de John Kotter, Professeur à la Harvard Business School, qui est de loin la plus simple et la plus complète des définitions que j’ai lue sur le management :
« Le management est un ensemble de processus destiné à faire fonctionner harmonieusement un système compliqué comprenant des gens et des technologies ».
John Kotter – Conduite du Changement
En d’autres termes, vous êtes un chef d’orchestre.
Aujourd’hui, on attend également d’un manager qu’il soit un leader.
Cette notion de leadership, nouvellement apparue depuis une dizaine d’années, peut être définie comme :
« Un ensemble de processus destiné à créer des organisations ou à les adapter à des changements de circonstances importants. Il définit ce à quoi l’avenir devrait ressembler, aligne les gens conformément à cette vision et les convainc de les réaliser en dépit des obstacles. ».
John Kotter – Conduite du Changement
En résumé, le manager d’aujourd’hui est un chef d’orchestre visionnaire.
Ma sélection de livres sur le management
Voici une sélection de livres sur le management.
- Barabel Michel & Meier Olivie. Manageor : tout le management à l’ère digitale
- De Harlez Renaud – Le management par objectif de Peter Drucker
- John Kotter – Conduite du changement
- Drucker Peter Ferdinand – Les cinq questions fondamentales du management
Comment devenir manager ?
Pour devenir manager, vous avez trois possibilités :
- Promotion interne : vous développez suffisamment de compétences et d’expertise sur un poste pour prendre la direction d’une équipe. Même sans diplôme, cela arrive fréquemment dans une entreprise qu’un expert soit nommé responsable ou manager d’une équipe, notamment s’il présente une fibre managériale. Toutefois, l’entreprise peut vous imposer une mobilité pour que vous ne managiez pas les collaborateurs qui par le passé étaient vos propres collègues.
- Formation initiale : vous avez une formation diplômante en management (BTS MCO, Licence ou Master en Management). Vous pouvez donc postuler sur un poste de Manager de proximité ou de Responsable de Service (fonction encadrante), selon le niveau de votre diplôme. Evidemment, dans une phase de recrutement, les entreprises sont davantage intéressées par un profil alliant diplôme et expériences professionnelles.
- La VAE : Validation des Acquis issus de l’expérience. C’est un processus tellement méconnu en France et pourtant si utile. Il vous permet de remettre à niveau votre parcours de formation par rapport à votre expérience professionnelle sans repasser par la case formation/école. Pour exemple, vous disposez d’un diplôme qui ne correspond pas du tout au poste que vous occupez aujourd’hui et vous souhaitez corriger cet écart. A l’heure où bon nombre d’entreprises ferment leur porte, ce dispositif vous permet de sécuriser vos compétences sur le marché de l’emploi, de rester employable ou d’aller vendre vos compétences à une autre entreprise et d’augmenter votre rémunération salariale. Si vous êtes intéressés par ce dispositif ou simplement curieux, vous disposez sur mon site d’un guide complet sur la Validation des Acquis issus de l’Expérience : https://pro-avenir.com/vae-guide-complet/
Comment manager une équipe ?
Dans le management, il y deux dimensions :
- Le management opérationnel lié à votre activité
- Et le management des ressources humaines (votre équipe)
Un troisième et quatrième volet peuvent être ajoutés avec la conduite du changement et le management de projet.
Je vous propose d’aborder plus en détail ces différents thèmes.
Démarrons par le management opérationnel, que tout manager d’équipe se doit de maîtriser.
Le management opérationnel
Le Management par objectifs
Pour savoir si ce qu’on réalise est pertinent, il faut savoir où vous devez aller, puis emmener votre équipe à ce point précis.
Peter Drucker est à l’origine du MPO : le Management par Objectifs.
Il consiste à fixer des objectifs, individuels ou collectifs, en fixant un délai de réalisation (journalier, hebdomadaire, annuel…).
La responsabilisation et la motivation des collaborateurs passent souvent et naturellement par l’individualisation des objectifs, pour trois raisons :
- Le fait de quantifier l’attendu quotidiennement guide chaque collaborateur, cadence sa journée et l’invite à participer de manière directe et chiffrable aux résultats du service
- Elle crée naturellement une concurrence positive au sein d’une équipe, avec des collaborateurs qui s’observent et se challengent
- Le manager est en capacité de contrôler ce que son équipe produit, et peut agir individuellement auprès d’un collaborateur lorsque ses résultats ne répondent pas aux objectifs fixés ; pour en comprendre les causes.
Les quatre principes de ce management par objectifs reposent sur :
– La spécificité d’objectifs, en respectant la méthode SMART : Spécifique, Mesurable, Accessible, Réalisable et planifié dans le Temps
– La prise de décision participative
– La temporalité des objectifs
– Et le retour du manager sur le travail effectué et les résultats (feedback).
Piloter l’activité : tout un art
Vous allez démarrer par une planification du travail de votre équipe.
Cela implique notamment de disposer d’outils de pilotage, ou si vous n’en avez pas d’en créer.
L’organisation du travail a pour conséquence d’optimiser les forces présentes et de recentrer les actions du service sur des activités bien définies, pour obtenir des résultats immédiats.
« On se trompe souvent en pensant que la planification consiste à prendre des décisions pour l’avenir ; on ne prend en réalité jamais que des décisions pour le présent. Il est impératif d’avoir des objectifs à long terme, qui, ensemble, créent votre vision de l’avenir, mais la première question n’est pas « Qu’allons- nous faire demain ? », c’est « Que devons- nous faire aujourd’hui pour obtenir des résultats ? ». La planification n’est pas un événement. La planification, c’est un processus continu pour renforcer ce qui marche et abandonner le reste, prendre des décisions risquées tout en étant conscient de leurs effets potentiels, fixer des objectifs, évaluer les performances et résultats grâce à des retours systématiques et faire sans arrêt des ajustements au fur et à mesure que la situation évolue »
Peter Drucker
Prioriser l’activité de votre équipe
Deux notions sont à intégrer : l’urgence et l’important.
La référence dans ce domaine est la Matrice d’Eisenhower, que vous découvrez ci-dessous.
Elle permet de qualifier et hiérarchiser une tâche ou mission à effectuer, en fonction de deux typologies : son importance et son urgence.
Le but recherché est évidemment l’efficacité et la productivité.
L’amélioration continue
Être axé sur un processus d’amélioration continue permet à votre équipe de progresser et d’utiliser l’expérience quotidienne pour concentrer vos efforts au bon endroit.
Pour ce faire, vous pouvez pour exemple :
- Réaliser des contrôles aléatoires
- Opérer des contrôles de qualité sur le travail réalisé
- Suivre des indicateurs tels que le taux de satisfaction client, le nombre d’incidents financiers : tout dépend du domaine d’activités dans lequel vous évoluez
- Avoir recours à un management participatif
Le management participatif
Vos collaborateurs sont au cœur de l’action et ont, à ce titre, beaucoup de retour et de suggestions à vous faire.
Associez donc les collaborateurs à l’atteinte des objectifs.
Vous pouvez pour exemple utiliser :
- des boites à idées
- faire des brainstorming
- leur confier des groupes de travail
Communiquer efficacement
Que les résultats soient bons ou mauvais, la communication interne ne doit jamais être rompue avec votre équipe.
Vous pouvez communiquer les résultats de différentes manières :
- réaliser des points hebdomadaires
- organiser des réunions mensuelles
- le faire sous forme de petit-déjeuner/résultat
A vous d’y ajouter votre ADN.
Votre communication interne est-elle efficace ?
Albert Mehrabian, Psychologue et professeurs de Psychologies, et l’auteur d’une règle des 7%-38%-55%, publiée en 1971. Elle fait suite à deux études effectuées sur un panel de femmes en 1967.
Cette règle, appelée communément « la règle des 3V » est basée sur l’importance du mot, de l’intonation et du non-verbale. Ainsi :
– 7% de la communication est verbale et passe par les mots
– 38% de la communication est vocale (son de la voix)
– 55% de la communication est visuelle et se transmet par le visage et l’expression corporelle
Le management des ressources humaines
C’est sans doute ce qui « occupe » le plus de temps dans la journée d’un manager.
Recenser les compétences
Vous devez connaître les points forts et axes d’améliorations de chacun des membres de votre équipe.
Ce recensement peut se réaliser par des tests, des grilles d’évaluations, ou encore des contrôles aléatoires sur le travail réalisé.
Il a une triple vocation :
- Nourrir votre temps d’échanges durant vos entretiens individuels ou durant l’entretien annuel
- Mettre en place des formations si besoin
- Mener une politique de rémunération adaptée, à la hauteur des compétences de chacun de vos collaborateurs
Motiver son équipe
Définir la motivation au travail n’est pas simple car il existe de multiples définitions, associées à de nombreuses théories, qui parfois s’opposent.
Cependant, chacune s’accorde sur le fait qu’elle participe de manière directe et positive aux résultats de l’entreprise et à la performance collective.
L’association du collaborateur dans la prise de décision, son apport de connaissance, les retours positifs sur son travail (feedbacks) et sa participation aux résultats, associés à une politique de rémunération qui récompense les efforts de chacun, sont autant d’outils qui permettent de maintenir un collaborateur engagé et motivé.
La délégation est également un acte managérial qui peut permettre aux collaborateurs de se voir confier des missions à valeur ajoutée et de se sentir davantage considérés.
Manager une équipe difficile
Vous managez une équipe où il y a souvent des conflits internes ?
L’histoire et les rancœurs, liées parfois à la vie d’une équipe, peuvent dégrader la communication entre les collaborateurs du service.
Afin d’enrayer ces tensions et ces marques d’agressivité, intéressez-vous à la « méthode OSBD », et organisez un atelier avec votre équipe.
Pour exemple, répertoriez un certain nombre de scènes auxquelles vous avez assisté, puis rejouez ces scènes face à votre équipe.
Demandez-leur en amont de noter au fil de ce jeu, leurs idées, leurs réactions pour en discuter par la suite. Vous serez surpris de leur réaction.
La méthode OSBD vient de Marchal B. Rosenberg.
Son hypothèse réside sur le principe que les jugements que nous portons sur les autres expriment des besoins insatisfaits et ne favorisent pas la communication, car elle peut bloquer la personne recevant le message.
Outre le caractère humoristique de ce jeu de scènes face à vos collaborateurs, il leur permettra surtout de prendre le recul nécessaire face à leurs comportements, en endossant un rôle de spectateur.
L’objectif étant de susciter chez eux des réactions et de déclencher une prise de conscience de la situation, pour ensuite les aider à changer leur système de communication.
La méthode OSBD
Pour illustrer ce « bonhomme OSBD », on retient quatre étapes :
– L’Observation : observer ce qui se passe dans une situation donnée, puis l’exprimer
– Le Sentiment : dire ce qui est ressenti en présence de ces faits, en utilisant le « je » (et non le « tu » qui formule une accusation et un reproche)
– Le Besoin : exprimer son besoin, qui est à l’origine du sentiment ressenti
– La Demande : formuler positivement une demande précise et réalisable
Enfin, cette méthode de communication induit un climat de bienveillance, et d’échanges, et reste d’ailleurs à l’origine du courant présent en sciences de gestion, et au sein des entreprises actuelles : bienveillance et bien-être au travail.
Instaurer une culture d’entreprise
Edgar Schien définit la culture d’entreprise comme « l’ensemble de postulats fondamentaux qu’un groupe donné s’est inventé, a découvert ou a développé en apprenant à affronter les problèmes afférents à l’adaptation externe et à l’intégration interne, ensemble qui a fonctionné de façon assez satisfaisante pour être considéré comme valable et en tant que tel, pour être enseigné aux nouveaux membres, à qui il sera présenté comme étant la manière correcte de percevoir, de penser et de ressentir vis-à-vis des dits problèmes ».
La conduite du changement
La gestion émotionnelle liée au changement
Le changement peut générer chez les collaborateurs des réactions émotionnelles : du rejet, de la colère, de l’angoisse, du stress. Autant d’émotions que vous devez, en tant que manager, comprendre et décrypter pour ajuster vos communications et donner du sens aux actions entreprises.
Elizabeth Kübler Ross, psychiatre, est à l’origine du modèle appelé « la courbe de deuil ». Ce modèle, initialement issu du milieu médical, est utilisé aujourd’hui dans bien des domaines, et peut servir de point d’appui dans un processus de changement.
Il permet à un manager de rendre prévisible ou compréhensible, les réactions émotionnelles liées à l’annonce du changement, et de prendre le recul nécessaire face aux réactions du collaborateur.
Conduite du changement : définition
Une référence dans le domaine : John Kotter avec ses huit étapes de la conduite du changement.
La première phase se consacre à la création du projet et aux différents jalons qui le composent.
La seconde consiste à concrétiser cette phase de création par des actions et capitaliser ensuite sur les premiers résultats.
La dernière étape est une phase de consolidation, qui s’effectue sur un plus long terme.
Dans ces trois phases, je vous recommande, et ce à chaque étape, d’intégrer les collaborateurs dans cette conduite du changement, en donnant un sens à toutes les actions entreprises et en les reconnectant dès que possible à une vision d’ensemble.
Le Management
Vous l’aurez compris, le management est une compétence qui nécessite de développer de nombreuses connaissances, un savoir-faire et un savoir-être.
On ne s’improvise pas manager, et il est évident qu’on s’améliore dans ce rôle avec de l’expérience.
Et vous, quel manager êtes-vous ?
Articles complémentaires à consulter :
1 – Entamer une VAE pour faire reconnaître vos compétences de manager par un diplôme